Gestão de Documentos

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Gestão Eletrônica de Documentos - GED da Plataforma LTDoc.

A plataforma LTDoc além de possuir recurso de assinatura eletrônica e gestão de pessoas é uma inteligente ferramenta de Gestão Eletrônica de Documentos - GED.

A gestão tem como ponto de partida o cadastro segregado por Pessoa Jurídica e Física, que pode ser referente a um cliente ou a um grupo econômico ou um projeto da empresa ou qualquer outra forma de organização.

A quem se aplica

  • Escritório (Advocacia, Contábil, Administração, etc)
  • Imobiliárias
  • Clinicas e consultórios
  • Empresas grandes, médias e pequenas
  • MEI – EIRELI – Produtor Rural
  • Escolas
  • Prestadores de Serviços Autônomo
  • Pessoa Física - Estrangeiro - Investidor
  • Instituições privadas e públicas

A inteligência da plataforma permite amplo uso por qualquer estrutura empresarial (Pessoa Jurídica) ou até mesmo de um autônomo ou MEI (Pessoa Física).

Dentro de cada cadastro de Pessoa Jurídica ou Física é possível a criação por estrutura organizacional ou pasta, como por exemplo, a divisão por área, setor, gerência, coordenação, projetos, planos, entre outros.

Definida essa estrutura ou criação por pasta os documentos podem ser gerenciados, assinados e ser realizada a gestão de pessoas (ex: clientes, prestadores de serviços, fornecedores, terceirizados, colaboradores, fiscais, auditores, contadores, advogados, entre outros).

Para iniciar o gerenciamento dos documentos, a plataforma possui cinco pilares básicos para segmentar os documentos, que são:
  • ATOS SOCIETÁRIOS/CONSTITUTIVOS (PESSOA JURÍDICA);
  • DOCUMENTOS PESSOAIS (PESSOA FÍSICA);
  • DOCUMENTOS DE EMPREGADOS;
  • PROCURAÇÕES E SUBSTABELECIMENTOS; E
  • DOCUMENTOS GERAIS.
A gestão dos documentos possui, ainda, os seguintes recursos:

Seleção de quem gerir

Pessoa Jurídica ou Física que será relacionada ao documento.

Definição da forma de assinatura

Assinar pela LTDoc; ou
assinado externamente ou documento físico digitalizado.

Cadastro do Documento

Indicação: do segmento, sigilo e LGPD, período de vigência, período legal de armazenamento, seleção de estrutura empresarial ou pastas de armazenamento.

Indicação dos Participantes

Prazo limite de assinatura, número mínimo obrigatório, workflow, avisos de assinatura, autenticação em dois fatores, recusaou delegação, controle de todo o ciclo de vida das assinaturas.

Obrigações e avisos contratuais

Definição de diversos tipos de avisos com geração automática de agendamento dos avisos de acordo com o ciclo de vida das assinaturas.

Gestão e Vínculo da Documentos

Controle da hierarquia de documentos com seus poderes para acompanhamento de prestações de contas, hierarquia de procurações, controle de mandatos, aditivos, anexos e documentos de apoio.
Exemplo de organização por Organograma por meio da criação de pastas:

Quais são os benefícios:

  • Somente quem é da área/setor tem acesso aos documentos.
  • O gestor sempre verá todos os documentos incluídos na pasta.
  • Possibilidade de visualização por outra pessoa de outra área/setor.

CADASTRO DE DOCUMENTOS:


  • indicação de pagamento;
  • permissão de acesso ao documento por meio da estrutura empresarial ou pasta criada (somente visualiza quem tem acesso) e/ou da indicação de documento sigiloso (somente visualiza quem participa do documento);
  • LGPD (indicação de cláusula contratual, se possui dados sensíveis, de criança e/ou adolescentes e rastreio de acesso aos dados via log detalhado);
  • indicação de vigência considerando o termo inicial que pode ser a partir da conclusão das assinaturas, de publicação oficial ou de qualquer data informada;
  • controle de prazos e vencimentos com exclusão automática após período legal;

  • vinculação de documentos de apoio, anexos e aditivos, bem como criação de hierarquia de documentos (societários, contratos, termos, procurações, entre outros);
  • gestão de documentos com alertas de qualquer natureza, de obrigações contratuais, pagamentos, entre outras responsabilidades direta ou indiretamente ao documento;
  • classificação de determinado documento como suspenso e indicação do afastamento de um empregado;
  • seleção para armazenamento por pastas ou estrutura empresarial (ex: área, setor, divisão, gerencia, coordenação, entre outros); e
  • indicação se a procuração/substabelecimento é com ou sem reserva de poderes e se pode agir ou não em conjunto sendo que se em conjunto a indicação do número mínimo de pessoas.

PARTICIPANTE E ASSINATURA DO DOCUMENTO:

  • seleção do tipo de participante do documento, podendo ser pessoa jurídica/física, empregado, terceiro ou uma pessoa externa (jurídica ou física);
  • indicação da forma de participação no documento (ex: contratante, contratado, testemunha, aprovador, entre outros);
  • definição se o participante possui mandato, observado as regras de vigência do documento;
  • a seleção da assinatura de um participante permite indicar a opção em assinar, recusar, delegar a assinatura para outro participante e proporcionar segurança por meio da autenticação em dois fatores;
  • a plataforma LTDoc possui recurso de indicação do número mínimo obrigatório de assinaturas em um documento com o processamento automatizado quando atinge o número mínimo indicado irá gerar a conclusão das etapas de assinaturas. Detém ainda o recurso de assinatura em workflow onde as assinaturas podem ser realizadas em uma ordem de participantes previamente definida;
  • o documento a ser assinado poderá receber a definição da data limite para a conclusão das assinaturas. Este recurso inclui o cadastro de alerta indicando a proximidade do vencimento para conclusão das assinaturas ou avisos recorrentes para assinatura em workflow;
  • avançado monitoramento por status do documento, controle do ciclo de vida, controle de vigência, status das etapas das assinaturas do documento e controle do andamento das assinaturas por cada participante; e
  • controle aprimorado de rastreio para auditoria de todas a ações realizadas nos documentos com email de cada etapa das assinaturas.